[:en]IT-organisation for founders and SMB (small to medium business) leaders[:de]IT-Organisation für Gründer und KMU (kleine und mittlere Unternehmen)[:]

[:en]As founder or CEO of a small business you should generally be taking care of things other than providing a suitable IT infrastructure.

And it is easy since there are plenty of companies who offer this as a service; install an office package of a renowned supplier on your PC’s, network it all with a server that runs a groupware for email, calendar and actions. If you want (or must) add to it a CRM system for your sales team and it’s a done deal. Sometimes done for the company, too – as this infrastructure falls short of providing the required capabilities and at the same time the investment for 5 workstations can easily exceed $ 25’000 (or more) – not exactly pocket money for many startups or SMB’s…

And don’t you forget the support contract so that your software is fresh a year from now and most of all remains safe and secure against the ususal treats (viruses, trojans, worms and the likes).

This article shows how you can have it differently: faster, easier and very cost efficient, too.

IT requirements of a small and flexible company have changed considerably in the last 5 – 10 years. More and more the work is organized around projects with teams assembled ad-hoc; teams don’t get together daily in the same office either to exchange information about their progress and difficulties.

Home Office and mobile Workforce are the buzzwords for the phenomenon.

The founder/leader faces the question: How can I get my IT organisation working so that my workforce, project team(s) or salesteam can cooperate swiftly and efficiently and at the same time required IT investment does not overshoot my budget or cooperation does not lead to total chaos – emails and chat protocols are not so easily stored and attached to other project related information after all…

It seems that big traditional software vendors have completely overlooked this clientele; and at the same time they have missed the fact that nowadays with ubiquitous high-speed internet there exists an infrastructure which allows totally new approaches to solving the problem – a paradigm shift so to speak.

A locally installed office package that allows creating documents, which are then sent to colleagues or Mr. B. for revision and comments (which creates several redundant versions of the document) today is neither suitable for efficient cooperation nor does it satisfy most QA requirements. At the same time a centrally organized sales support system is an outdated old hat, which is but boring for frontline employees or sales people.

Today what is required is the following:

A central storage for documents that can be edited by several people (i.e. team) at the same time – if possible with automatic version tracking, and the option to revert to older versions when necessary.

A group-email platform with team/assistance functionality and the option to attach emails to projects, customers or sales opportunities in a flexible manner; this solution should also show communication threads grouped together so that information can be found fast and easy.

The same is for group-calender (including ressource allocation) and for contact information – i.e. customer data – for who the company is working and adding value in the end.

All of this should be accessible with a variety of devices (PC/Netbook/iPhone) and from any place, without creating security issues – as we are dealing with internal and confidential company data.

If you as the founder or SMB leader are now tearing your hair out in despair and wonder why you haven’t studied computer science, don’t panic:

There is a solution to the challenge – faster, easier and much more cost effective than you can imagine.

(continued…)[:de]Als Unternehmensgründer oder Leiter eines KMU hat man im Normalfall wichtigeres zu tun, als sich um die IT-Infrastruktur zu kümmern.

Es gibt ja genügend Spezialisten, die das Thema als Dienstleistung anbieten; die Arbeitsplätze werden mit einem Office-Paket eines bekannten Herstellers ausgestattet, dazu ein Netzwerk-Server mit einer passenden Groupware für Email, Termine und Aufgabenverwaltung. Wer will (oder muss) packt dazu noch ein CRM-System für die Verkaufsunterstützung und schon ist das Thema erledigt – und manchmal auch gleich die Firma – weil die installierte Infrastruktur mit ihren Fähigkeiten zu kurz greift und das Investitionsvolumen bis alles rund läuft bei 5 Arbeitsplätzen schnell mal 20000 Euro (oder deutlich mehr) beträgt, was die Liquidität einer Kleinfirma oder eines Start-Up enorm belasten kann…

Dazu kommt dann noch der Support-Vertrag, damit die Software auch in einem Jahr immer noch frisch und vor allem sicher (gegen Viren, Trojaner, Würmer & Co geschützt) ist.

Dieser Artikel zeigt, wie es heute auch ganz anders geht; schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger.

Die Anforderungen an die IT eines kleinen und flexiblen Unternehmens haben sich in den letzten 5 – 10 Jahren deutlich verändert. Mehr und mehr wird Projekt-zentriert mit ad-hoc zusammengestellten Teams gearbeitet, die längst nicht mehr jeden Tag im gleichen Büro zusammenkommen und sich Auge in Auge über die täglichen Fortschritte austauschen können.

Home Office und mobile Workforce sind die damit einhergehenden Buzzwords.

Für den Unternehmer stellt sich damit die Frage: Wie bekomme ich das so abgebildet, dass meine Mitarbeiter, das/die Projektteam(s) oder die Verkaufsmannschaft effizient zusammenarbeiten können, ohne dass die Investitionen in IT (Software und Hardware) das ganze Budget verschlingen, oder die Zusammenarbeit ins totale Chaos führt – Emails und Chat-Protokolle lassen sich nun mal nicht so einfach projektorientiert ablegen…

Die grossen Software-Anbieter haben diese Klientel ganz offenbar übersehen; und dabei auch gleich noch verschlafen, dass heute mit der Allgegenwart von High-Speed Internet überall eine Infrastruktur vorhanden ist, die ganz neue Herangehensweisen an die Problemlösung erlaubt.

Ein lokal installiertes Office Paket, mit dem Dokumente individuell bearbeitet und zur Revision per Email an Kollegen und Vorgesetzte weitergeleitet werden (es entstehen mehrere Versionen des Dokuments) taugt heute weder zu effizenter Zusammenarbeit, noch zu überschaubarer Qualitätssicherung. Gleichermassen ist eine zentral organisierte Vertriebssteuerung für die Aufgabenstellung im heutigen Wettbewerb ein alter Hut, mit dem man bei den Verkaufsmitarbeitern an der Front keine Begeisterung mehr wecken kann.

Was heute verlangt wird ist folgendes:

Eine zentrale Ablage für gemeinsam bearbeitete Dokumente – wenn möglich mit automatischer Versions-Verfolgung und der Möglichkeit, wenn nötig auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Eine Gruppen-Email Platform mit Assistenzfunktion, mit der Möglichkeit, die Emails flexibel Projekten, Kunden oder Verkaufsvorgängen zuordnen zu können; diese Lösung sollte in der Lage sein, die Kommunikationsfäden als solche im Zusammenhang anzuzeigen, so dass man alle Informationen schnell beisammen hat.

Gleiches wird gefordert für den Gruppen-Terminkalender (inkl. Ressourcen-Verwaltung) und natürlich für die Verwaltung der Kontaktinformationen – in der Regel die Kunden – für die das ganze Unternehmen letztlich arbeitet.

Das ganze sollte möglichst auch noch mit unterschiedlichen Endgeräten (PC/Netbook/iPhone) und von jedem beliebigen Ort aus bedienbar sein, ohne dass dabei Sicherheitslücken entstehen – es handelt sich hier ja um die Bearbeitung und Verwaltung interner und vertraulicher Unternehmensdaten.

Wenn Sie als Gründer oder Kleinunternehmer sich jetzt verzweifelt die Haare raufen und sich fragen, ob Sie vielleicht lieber doch Informatik hätten studieren sollen, keine Angst:

Die Aufgabe ist lösbar – schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger, als Sie sich vorstellen können.

(Fortsetzung folgt…)[:]

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Michael
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