IT-Organisation für Gründer und KMU (kleine und mittlere Unternehmen)

Als Unternehmensgründer oder Leiter eines hat man im Normalfall wichtigeres zu tun, als sich um die IT-Infrastruktur zu kümmern.

Es gibt ja genügend Spezialisten, die das Thema als Dienstleistung anbieten; die Arbeitsplätze werden mit einem Office-Paket eines bekannten Herstellers ausgestattet, dazu ein Netzwerk-Server mit einer passenden für Email, Termine und Aufgabenverwaltung. Wer will (oder muss) packt dazu noch ein CRM-System für die Verkaufsunterstützung und schon ist das Thema erledigt – und manchmal auch gleich die Firma – weil die installierte Infrastruktur mit ihren Fähigkeiten zu kurz greift und das Investitionsvolumen bis alles rund läuft bei 5 Arbeitsplätzen schnell mal 20000 Euro (oder deutlich mehr) beträgt, was die Liquidität einer Kleinfirma oder eines Start-Up enorm belasten kann…

Dazu kommt dann noch der Support-Vertrag, damit die Software auch in einem Jahr immer noch frisch und vor allem sicher (gegen Viren, Trojaner, Würmer & Co geschützt) ist.

Dieser Artikel zeigt, wie es heute auch ganz anders geht; schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger.

Die Anforderungen an die IT eines kleinen und flexiblen Unternehmens haben sich in den letzten 5 – 10 Jahren deutlich verändert. Mehr und mehr wird Projekt-zentriert mit ad-hoc zusammengestellten Teams gearbeitet, die längst nicht mehr jeden Tag im gleichen Büro zusammenkommen und sich Auge in Auge über die täglichen Fortschritte austauschen können.

Home Office und mobile Workforce sind die damit einhergehenden Buzzwords.

Für den Unternehmer stellt sich damit die Frage: Wie bekomme ich das so abgebildet, dass meine Mitarbeiter, das/die Projektteam(s) oder die Verkaufsmannschaft effizient zusammenarbeiten können, ohne dass die Investitionen in IT (Software und Hardware) das ganze Budget verschlingen, oder die Zusammenarbeit ins totale Chaos führt – Emails und Chat-Protokolle lassen sich nun mal nicht so einfach projektorientiert ablegen…

Die grossen Software-Anbieter haben diese Klientel ganz offenbar übersehen; und dabei auch gleich noch verschlafen, dass heute mit der Allgegenwart von High-Speed Internet überall eine Infrastruktur vorhanden ist, die ganz neue Herangehensweisen an die Problemlösung erlaubt.

Ein lokal installiertes Office Paket, mit dem Dokumente individuell bearbeitet und zur Revision per Email an Kollegen und Vorgesetzte weitergeleitet werden (es entstehen mehrere Versionen des Dokuments) taugt heute weder zu effizenter Zusammenarbeit, noch zu überschaubarer Qualitätssicherung. Gleichermassen ist eine zentral organisierte Vertriebssteuerung für die Aufgabenstellung im heutigen Wettbewerb ein alter Hut, mit dem man bei den Verkaufsmitarbeitern an der Front keine Begeisterung mehr wecken kann.

Was heute verlangt wird ist folgendes:

Eine zentrale Ablage für gemeinsam bearbeitete Dokumente – wenn möglich mit automatischer Versions-Verfolgung und der Möglichkeit, wenn nötig auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Eine Gruppen-Email Platform mit Assistenzfunktion, mit der Möglichkeit, die Emails flexibel Projekten, Kunden oder Verkaufsvorgängen zuordnen zu können; diese Lösung sollte in der Lage sein, die Kommunikationsfäden als solche im Zusammenhang anzuzeigen, so dass man alle Informationen schnell beisammen hat.

Gleiches wird gefordert für den Gruppen-Terminkalender (inkl. Ressourcen-Verwaltung) und natürlich für die Verwaltung der Kontaktinformationen – in der Regel die Kunden – für die das ganze Unternehmen letztlich arbeitet.

Das ganze sollte möglichst auch noch mit unterschiedlichen Endgeräten (PC/Netbook/iPhone) und von jedem beliebigen Ort aus bedienbar sein, ohne dass dabei Sicherheitslücken entstehen – es handelt sich hier ja um die Bearbeitung und Verwaltung interner und vertraulicher Unternehmensdaten.

Wenn Sie als oder Kleinunternehmer sich jetzt verzweifelt die Haare raufen und sich fragen, ob Sie vielleicht lieber doch Informatik hätten studieren sollen, keine Angst:

Die Aufgabe ist lösbar – schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger, als Sie sich vorstellen können.

(Fortsetzung folgt…)

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Michael

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